Project management en consultancy

Onze projectmanagers, met jarenlange ervaring in uw business, staan te allen tijde voor u klaar. Voor elk project wordt er een dedicated projectmanager toegewezen. Hij / zij is  uw aanspreekpunt en uw partner tijdens de opstart, de duurtijd van het project maar ook nadien voor alle verdere activiteiten, opvolgingen en consultancy. Zijn taken zijn:

  • Het coördineren van het totale project.
  • Het adviseren van de andere projectgroepleden.
  • Het aansturen van de General Computers consultants en applicatiespecialisten.
  • Het adviseren van de projectgroep aangaande het gebruik van de applicatie.
  • Het rapporteren van de voortgang van het project/bijhouden van de projectplanning.
  • Het rapporteren aan de stuurgroep.

Vervolgens wordt het project opgestart.

Fase 1: Analyse bedrijfsprocessen / opzet Project Instructies   
 

Dit is vooral een interne job.  Zowel aan de zijde van de klant als aan de zijde van Gencom moeten volgende zaken worden vastgelegd:

  • Bepalen van een projectleider, ook bij de klant.
  • Bepalen per toepassingsgroep wie bij de klant verantwoordelijk is en welke medewerkers betrokken zijn in de verschillende fasen.
  • Bepalen wie verantwoordelijk is voor de interne planning m.b.t. Training en Communicatie.

Vervolgens moet het implementatieplan worden uitgewerkt in een kalender, rekeninghoudend met de aanwezigheden (vakantie- en verlofdagen) en met de inbouw van bufferzones t.e.m. de “GO LIVE” fase.

De Gencom projectleider, verantwoordelijk voor uw project, zal met uw projectleider overleggen :

  • Welke afdelingen / personeelsleden betrokken worden bij het project
  • Welke procedures herbekeken moeten worden i.f.v. de nieuwe software
  • De juiste datum(s) van levering en installatie van de hardware door Gencom.
  • Bespreken en voorzien van testen voor de effectieve ingebruikname.
  • Bespreken en voorzien van bufferperiodes en alternatieve procedures ingeval van startproblemen.
  • De datums voor de projectbegeleiding.
  • De datums voor de opleiding.
  • De datums voor de GO LIVE ASSISTENTIE

Fase 2: Vastleggen functionele afspraken   

In deze fase worden uw bedrijfsprocessen in detail doorgenomen (d.w.z. bij de klant op hoger niveau geïdentificeerd en beschreven). Tevens wordt door de klant de bedrijfsstrategie toegelicht. Dit resulteert in een document waarin de algemene requirements (huidig en toekomst) worden verzameld en de scope wordt neergezet.

Dit alles heeft als doel te komen tot:

  • opmaken van voorbereidende richtlijnen naar jullie medewerkers.
  • bepalen welke firma instellingen (de keuzes in het systeem) op ja en neen wor­den gezet, alsook het bepalen van bepaalde basisinstellingen.

Noem maar de opzet van de artikelnummering, betalingsvoorwaarden klanten, leveranciers, opslagtabellen, doorboekingscodes naar de boek­houding, etc.

  • Tijdens deze fase kunnen ook mogelijke conflicten met de huidige interne werkwij­ze aan het licht komen.

Hiervoor moet dan worden vastgelegd welke de actie zal zijn.

Bij het bepalen van deze actie heeft de projectleider de opdracht om aan de medewerkers duidelijk te maken dat het de bedoeling is om zonder of met zo weinig mogelijk aanpassingen het pakket in te zetten.  Vooraf moeten andere oplossingen zoals hieronder worden uitgeput.

  • Alternatieve werkwijze
  • Wijziging van de interne procedure
  • Oplossing los van het systeem (spreadsheet, via rapport-generator)

Als toch een wijziging is weerhouden moet er een duidelijke procedure wor­den gevolgd.

  • Bepalen van de wijziging.
  • Bepalen of deze wijziging van absoluut belang is voor de bedrijfsvoering.
  • Berekenen of de wijziging t.o.v. de realisatiekost een uiteindelijk voordeel levert aan het bedrijf.
  • Goedkeuring hebben van het management.
  • Planning van de installatie en test.
  • Controle op de technische gevolgen voor de installatie indien dit nog niet zou zijn gedaan door een pre-installatiebezoek van onze Technische Dienst:           
  • Controleren of de bestaande machines en operating systemen op alle werkplaatsen naar behoren functioneren.
  • Plannen van mogelijke aanpassingen.

Fase 3: Deployment (Implementation)   

In deze fase onderscheiden we de volgende stappen:

  • Set-up van de diverse modules
  • Implementatie (configuratie) van de software
  • Implementatie van de customizaties
  • Uitgebreide training van de users.
  • Uitvoeren van een volledige systeemtest
  • Uitvoeren van performantietesten
  • Uitvoeren van conversies
  • Go live.

Tevens wordt er naar gestreefd de conversies zo vroeg mogelijk in het project in test aan te leveren, zodat de gebruikers  met hun eigen gegevens kunnen testen.

Fase 4: Go live   

Nadat het project opgestart is, voorzien we de nodige begeleiding van de gebruikers ter plaatse bij de klant om de nodige assistentie te kunnen bieden daar waar nodig. Tegelijkertijd kan er gebruik gemaakt worden van onze helpdesk die ook voor de nodige ondersteuning kan zorgen.